Kommunikationskanäle im Erörterungsverfahren
In der Praxis kommt es immer wieder vor, dass sich die Kostenträger nach Einleitung des Erörterungsverfahrens per E-Mail melden.
Die Prüfverfahrensvereinbarung sieht in § 9 Absatz 5 Satz 2 vor, dass das Erörterungsverfahren mündlich oder schriftlich und auch elektronisch durchgeführt werden kann. Sofern eine Verständigung nicht erreicht wird, ist das Erörterungsverfahren schriftlich durchzuführen.
Nach den Vorgaben des BGB kann ein schriftlicher Austausch nur wirksam erfolgen unter Verwendung einer qualifizierten Signatur. Eine Erklärung per einfacher E-Mail ist demnach unwirksam.
Sofern die vom Kostenträger angestoßene Kommunikation diesen Formvorgaben nicht entspricht, sollten derartige Versuche ausdrücklich zurückgewiesen werden.
Gerade im Sinne eines konsistenten Dokumentenmanagements ist es sinnvoll, wenn die Kommunikation ausschließlich per KAIN/INKA erfolgt.
